👬運営編【🐝マルハチ会8周年記念イベント】海老原 嗣生 氏:講演会
【開催日】
2019年7月
マルハチ会:代表の西垣です😊
7/13に開催した、マルハチ会の8周年記念イベント❗️
雇用ジャーナリスト、キャリアとマネジメントのカリスマ
<海老原 嗣生 氏>をお招きして100名規模の講演会
さてさて、お陰様で大成功で終わったこのイベント。
『そもそもこのプロジェクトをどうやって運営したの？？』
なんて事を、時系列のストーリー仕立てで書きます。
『セミナープロジェクトをやりたいが、どうすればいいの？？』
こんな方がいましたら、
『マルハチ会はこうやってるよ❗️』
という事が何かのご参考になれば幸いです😊
1️⃣スタッフ募集
※2019年5月2日 (お申込み数:74名)
イベントのFBページとPassMarketの本申込みページは海老原さんとの打ち合わせで完了して集客はスタートしていました。
今まで開催したマルハチ会プロジェクトでは、内容決めや集客戦略をスタッフと一緒に決めていました。
今回は僕と海老原さんで大枠は決まっていましたので、そこは今までと大きく違います。
その中で、スタッフとしてマルハチメンバーをピックアップ。
『この人と一緒にやりたい。この人の力は欲しい。』
と僕が独断で思うメンバーに、
『もし良かったらスタッフで一緒に運営やらない？？』
という感じで個別メッセージを送り、有難い事に全員からオッケーをもらえました。
必要人数も大体イメージは出来ていたので、
【5名のマルハチスタッフ】
が少数精鋭で仲間になってくれました。
スタッフメンバーが決まったら、FBで秘密グループページ・チャットページを作り、スタッフMTGの日程を合わせていきました。
何か大きな事をやるには、信頼出来る仲間が1番大事ですね😊
2️⃣第1回スタッフMTG
※2019年5月16日 (お申込み数:🈵108名満席)
第1回スタッフMTGを開催。
内容は、以下の3つ。
1. 企画の内容説明。
※経緯、主催者の想い、目的、当日の内容、成功イメージ
2. 現状報告と当日の役割決め
※集客状況、当日の役割決め、課題、課題解決のアイデア
3. スタッフ全員のプロフィール作り
①大切にしたい価値観
②企画に対しての成功イメージ
③あなたが目指したいキャリア
④そのキャリアに関しての解決したい課題
⑤その課題解決の為に海老原さんに聞きたい事
特に僕がプロジェクトをする上でこだわりにしているのは、
【スタッフ全員のプロフィール】です。
別にこんなの無くてもイベントは進みます。
ただ、何かのイベントを手伝った時、⬇︎のような事ってありませんか？？
『あれ？？この人の名前って何だっけ？？』
『この人ってどういう人で、何の為に参加してるの？？』
『そもそもこの企画の成功イメージって何？？』
僕はあるんですよ、他の団体の企画を手伝う時に😥
だから嫌なんです、
【ただ手伝うだけのスタッフ】という在り方が。
プロフィールが出来上がったら、秘密FBグループページに投稿してトップ固定にします。
いつでも誰でも自分の参加目的やメンバーのプロフィールが確認できるようにする為です😊
後日、【キングダム診断】なんてものを発見して面白かったのでスタッフそれぞれも診断して貼り付けました。
こういうの遊び感覚で楽しいですよ。（笑）
ちなみに僕は主人公の【信】でした。
※頭は超絶に悪いですが、突破力だけはあります。（笑）
後は当日の簡単な確認と意見出しをし、第1回スタッフMTGは終了しました。
ちなみにこの時点でセミナーはお陰様で🈵満席状態。
本来集客も手伝ってもらうはずでしたが、お陰様で1番大変な集客は完了してのスタートが出来ていました👍
※海老原さんの強力なシェアのお陰様です🙇♂️
3️⃣第2回スタッフMTG
※2019年6月10日
さてさて、7/13開催まであと約1ヶ月の段階😊
第2回スタッフMTGでは、以下の事をしました。
1. 当日の確認
・タイムスケジュール
・動きの確認、気になる事を質問、アイデア出し
・準備物の確認
2. スタッフ全員のプロフィールの深掘り
※質問会議形式
<流れ> ※1人10分×6人
①発表者は自分のプロフィールを読み上げる。 (1分~2分)
②メンバーが聞きたい事を質問をして掘り下げる。 (7分~8分)
③発表者からの感想。(1分)
ユニークなのは、【質問会議】ですかね。
コレは昔マルハチ会で<杉浦 元重 (ゲン)さん>という方に教えてもらった会議法です。
特徴的なのは、その名の通り発表者以外は
【質問しかしてはいけない。】
というルール。
人の話を聞いているようで、自分の事を話しちゃう人っていませんか？？
このルールは、簡単なようで意外と難しい。
ただ、コレをする事で相手の事に集中し
【新しい視点や深掘り】
が出来る面白い会議法です。
みんなメンバーのプロフィールに集中し、質問を投げかけて発表者はアドリブで答えます。
こんな感じでプロフィールもただ作って終わりでは無く、しっかり深掘りしてメンバーで意識を共有しました😊
こんな感じでチーム作りをするのもオススメですよ👍
4️⃣第3回(最終)スタッフMTG
※2019年7月4日
さてさて、7/13開催まであと1週間という段階😊
最終MTGとして、以下の内容をしました。
1. 資料準備
108名分の資料作りをみんなでやる。
2. 当日流れの最終確認
何か気になる事があればココで意見を出して最終チューニ
3. 質問会議の再実施
プロフィールを更に深堀して、更にスタッフ理解を深める。
当日の資料、ご参加頂いた方は何かお気づきになりましたか？？
実は❗️
【全部クリアファイルに入れて】
準備をしたんですねー。
コレはなぜかと言うと、海老原さんの作って下さった大切な資料に
【少しの汚れも折り目も付けず】
お届けしたかったから。
申し込みを開始して約2週間で108名の方よりお申込みを頂いたイベントです。
当然、参加者の方の期待値も高いですよね。
だから資料準備もしっかり綺麗にスタッフ全員でやりました。
資料準備が終わった後は、海老原さんからの事前宿題をみんなで確認。
※宿題の熟読と思考にひたすら沈黙の時間が続きます。（笑）
全部やると時間が無いので、当日の最終確認と意見出し。
『受付の名簿は五十音順で●行がわかるようにして欲しい。』
『遠方からの方はお声がけをしたいから、記載して欲しい。』
『レイアウトは前からじゃなくて、後ろから作った方が効率的じゃない？？』
などなど。
全員が自分の動きと役割をしっかり確認をして、当日に臨みました。
ちなみに、チームでの目標は、
⭐︎でっかい武功⭐︎を勝ち取る❗️
という事。
⭐︎でっかい武功⭐︎
①海老原さんに『よくやった！楽しかったね、またやろう。』と言われる事
②参加者から、『マルハチ会っていいね！また参加しよう。』と言われる事
③チームメンバー・参加者が変化できる一歩を踏み出し、参加者同士の繋がりが出来る事
こんな事を目指して、当日を迎えました😊
5️⃣開催当日
※2019年7月13日
さて、いよいよイベント当日❗️
分単位でやるべき動きと流れは全員把握をしているので、全ての動きが効率的😊
12:30に会場集合。
まずは全員で会場のレイアウト作り＆資料配置。
※実際にレイアウトを作った時、縦は均一の予定でしたが
『少しずらした方が見やすくなる！』
とのスタッフからの意見で微調整で島の位置をずらしました。
こういう積極的なスタッフからの意見、有難いですね😊
そして、なんと❗️
ピンチヒッターでバミ担当のスタッフも新規追加で協力してくれました。
※青色のガムテープを元位置の目印の為、貼ってもらってます。
実は最後まで不安だったのが、【現状復帰】。
海老原さんのセミナー終了予定が16:45。
締めの挨拶・全体写真撮影も含めると16:50から現状復帰。
17:00には完全撤収なので、
【10分】で現状復帰&撤収完了をしなくてはなりませんでした😥
彼女は元大手TV局でAD経験があり、こういうの得意かなーと勝手に思って依頼したところ快くスタッフに加わってくれました。
ちなみに、海老原さんからセミナー中に
『16:50までいい？？』と聞かれ一瞬戸惑いましたが
『(バミあるから)大丈夫です❗️』と自信を持って答えられました。
結果、このバミのお陰様で会場の現状復帰は参加者の方々に手伝って頂き、なんと❗️
【3分程】で終わりました。
気持ち良く撤収出来たのは、彼女のお陰様と言っても過言ではありません。
そして、実際に司会台からのシミュレーション。
最後の集合写真のリハもこの時にバッチリ完了👍
領収書が必要な方へ、宛名を書いて準備。
準備を終えた後は、全員集合して代表の僕から最後の声がけ。
『今回のイベントはマルハチ会の8周年記念イベントです。
しかし、実際にはマルハチ会関係からの参加者は30名くらいです。
つまり約70名、ほとんどが海老原さんのファンの方々が参加してくれます。
マルハチ会を知らない方が多いですが、これは逆にチャンスです。
マルハチ会のイベントに1人残らず満足して帰って頂き、全員で⭐︎でっかい武功⭐︎を勝ち取りましょう❗️』
こんな感じで最後の声がけをしました😊
ちなみに、スタッフ1人1人に想いを伝える時間は無いかもしれないと思ったので、スタッフのネームカードの裏には僕から
【1人1人へメッセージ】
を書いて渡しました。
プロジェクトリーダーとしての最後の仕事は、
【スタッフ全員の士気を最高まで高める事】
だと思うんですね。
プロジェクトリーダーは最後までどうなるか不安です😥
最終的にはスタッフの士気の高さを信じ切れるかが1番大事だと思いますので、この日はスタッフの士気が高かったのでイベントが大成功出来たんだと思います👍
その後は、受付スタート➡︎開催という流れです。
受付スタッフも急遽1人追加で古いマルハチメンバーがお手伝いしてくれたので、1人浮いた分は会場入口の受付案内へ臨機応変に回ってくれました。
こういう対応も本当に有難い。
受付スタッフは、満面の笑顔で対応。
会場案内スタッフは、前の方からお席を誘導。
僕は各テーブルへ挨拶回りをし、開始までの時間はテーブル内で自己紹介をしてもらうように促す。
こんなそれぞれの役割をしっかりと果たし、無事スタートが出来ました😊
ちなみに僕はスタート時の挨拶で用意したカンペを読んだところ、海老原さんから
『カンペ読むな❗️』
と用意したクッションを投げつけられ、
海老原さんのヘルニアの痛みが和らぐ為に用意したクッションで逆に腰を痛めるという面白い事件が発生しました。
なんてこった😊（笑）
リーダーとしての話し方は、
海外ではLeader、日本人はReader。
つまり、日本人は用意したものを読むクセがあるから話しても伝わらないし面白くない。
こんな事から教えて頂き、セミナーがスタートしました。
セミナーの内容、懇親会の内容はコチラを是非ご一読下さい。
⬇︎
✏️講演会編
🍻懇親会編
⭐︎おまけ
懇親会の終了後、海老原さんが二次会へ行かれていたので有難い事にスタッフで合流させて頂きました。
セミナー時、懇親会時は海老原さんもプレゼンと他の参加者の方々とのお話でスタッフとはゆっくりお話か出来るチャンスも少なかった。
そんな中で、海老原さんとスタッフでお話が出来るご褒美の時間。
スタッフそれぞれが海老原さんに聞きたい事を質問し、本音でズバッとお答え頂きました。
この日、海老原さんはセミナーで3時間、懇親会で3時間。
合計でなんと❗️
【6時間】もプレゼンと参加者への交流をして頂きました。
とにかく参加者の方々への愛情・サービス精神・本気度が高い。
圧倒的な知識・プレゼン力のある方ですが、そんな参加者に対する在り方が素敵な方だなぁと、このプロジェクトを通じて改めて実感しました。
海老原さん、スタッフのみんな、参加者の皆さん、本当にありがとうございました😊
お陰様で最高のマルハチ会8周年記念イベントが出来ました✨
スタッフのみんなに、
『またマルハチ会プロジェクトをやりたい❗️』
と思ってもらえる事がリーダーとして1番嬉しい事ですね。
以上です。
マルハチ会はこんな感じで、大きなイベント開催時はプロジェクトを組んで取り組んでいます。
今後セミナープロジェクトをやりたいと思っている方へ、何か１つでもご参考になる事がありましたら幸いです。
今後ともマルハチ会をよろしくお願い致します。
マルハチ会:代表 西垣 直人
マルハチ会にご興味のある方は、⬇︎Facebookグループページより参加リクエストを。
https://www.facebook.com/groups/194983407248443/
海老原嗣生さんから名古屋で学びたいという方は、⬇︎Facebookグループページより参加リクエストを。
https://www.facebook.com/groups/380157289259917/