👫運営編【🐝マルハチ会:9周年記念イベント:活動報告】『人の本質』に根ざしたリーダーシップの実践を学ぶ 〜浅井 浩一 氏:オンライン講演会〜
【開催日】
2020年7月
🐝マルハチ会:代表の西垣です😊
さて、7月に開催しましたマルハチ会9周年記念イベント。
✏️『人の本質』に根ざしたリーダシップの実践を学ぶ
〜浅井 浩一 氏:オンライン講演会〜
『リーダー・スタッフは、どうやってイベント運営をしてたの？』
という事も、ご参考になればと思い書かせて頂きます。
リーダーとしてぶっちゃけた思いや事実もありのままに記載します。
当日の内容については、⬇︎をご覧下さい。
http://maru8-kai.net/2020/07/29/
1️⃣新しいやり方❗️事前視聴+当日はゆっくり対話
6/2、講師のあややさんとzoomで打ち合わせをしました。
日程は7/19(日)リアル開催で決まっていて会場も抑えていたものの、コロナ禍の影響でどうしようか悩みながら、お話をしました。
内容案を決め、当初は
【リアル開催+会場撮影でのオンライン参加も受付】
でいこうとお話をしていました。
その後、やはりコロナ禍の影響を加味し、
『やはり、オンライン開催のみにしませんか？』と打診。
あややさんはセミナー内容の動画をお持ちでしたので、
『当日は動画を見てもらって、その後にディスカッション・質疑応答をしよう。』
とご提案を頂きましたが、よくよく考えると当日一緒に動画を見るなら、
【事前視聴+当日はディスカッション+質疑応答】
にした方が、参加者との対話も深まるのではないかと思いました。
あややさんにお伝えしたところ、
『それいいね！動画はVimeoというツールを使うと、パスワードもかけて参加者の方にご視聴頂けるよ。』
と教えて頂き、決定❗️
コレで今までやった事のない、
【事前視聴＋当日はディスカッション+質疑応答】
というコンテンツが出来上がりました。
セミナー内容は約2時間。
事前視聴にする事で、お子様がいて集中出来なかったり、自由なペースで何度も視聴出来たり、たくさんのメリットが生まれます。
またぶっちゃけて運営側としては、
【動画視聴開始後(1週間前)はキャンセル受付しない】
という事も提示出来るので、ドタキャンによる売上減少防止にもなります。
体感的に、1週間前は10%程のドタキャンが多くて運営側は大変ですよね。
もちろん、ドタキャンで参加者へのセミナー内容を聞く機会損失が防止出来る事が1番のメリットです。
セミナー運営をされている方でご参考になりましたら幸いです😊
2️⃣スタッフ募集&プロフィール作り
今回のイベントはオンライン開催という事で、会場設営も受付も必要ありません。
スタッフに協力してもらいたい事のメインは【集客】でした。
なんやかんや、イベントをやる時に1番欲しいのは
【集客力】なんですよね。
イベント運営されている方はご存知かと思いますが、コレが1番大変😥
『誰でも手伝ってー。』ではなく、その旨をきちんと伝えて集客にコミットしてもらい、こちらからスタッフをスカウト。
参加費を無料にし、その分働いてもらいます。
お陰様で5名のスタッフが参加表明をしてくれました。
Facebook秘密グループとチャットを作り、情報や連絡を共有。
ちなみに、マルハチ会のプロジェクトでは、必ず
【スタッフプロフィール】を作ります。
理由は、
『スタッフとして参加したけど、他のスタッフはどんな人なの？』
という事がわからないまま運営が進み、終了する事を防止する為です。
このプロジェクトに参加する御縁でスタッフ同士も思いを共有して、仲良く支え合って運営していきたい。
こんな目的から、スタッフプロフィールを作っています😊
今回の項目は、
①基本情報
名前 (ニックネーム:年齢)、仕事、趣味 (好きな事)
②自分が大切にしていること、大切にしたいこと
(人生・仕事)
③これからさらに自分を成長させるために乗り越えたい課題
(人生・仕事)
④その課題解決の為に、あややさんに聞きたい事
(お気軽になんなりと)
コレは講師:あややさんのマネジメントで使われている
【コミュニケーションシート】の内容をパクっています。（笑）
この項目、お互いを理解し合うのにとても良い項目ですので、是非ご活用下さい😊
3️⃣集客戦略
スタッフも決まり、全員での集客がスタートしました😊
『イベント集客ってどうやってるの？』
とお悩みになるイベント運営者の方も多いかと思います。
全てぶっちゃけて書きますね。
①イベント招待
基本的にはFacebookイベントページを主として広報します。
まずは全員で【イベント招待数】を増やします。
SNSでの集客戦略は色々あるかと思いますが、よくあるのはイベントシェアですね。
僕は正直、いきなりイベントシェアに走る事はオススメしません。
なぜなら、そこまでのインフルエンサーでない限り、イベントシェアでの効果は薄いと感じるからです。
それよりも、来て欲しい人や興味がありそうな人へイベント招待を送り【認知度】を上げます。
その上で、【参加】【興味あり】クリック者を増やします。
参加クリック者には、御礼と本申込みのご案内を。
興味ありクリック者には、御礼とご検討のご案内を。
個別メッセージでお送りします。
シンプルに、僕が1番信頼している手段は
【個別メッセージ】です。
もちろん、コレは最新の注意が必要です。
『参加してー！』だけじゃ、ウザいだけですからね。
メッセージの雛形を作りスマホのメモに保存し、
送る時は最初にその方への言葉を一言添えて、お送りします。
定型文を一斉に送っているという印象はどうしても出てしまいますが、なるべく【あなたに送っている】という印象を与える事が大切てす。
スタッフの中には、1人1人文章を変えて送っているという素晴らしいメンバーもいました✨
ちなみに、FBページでイベントを立てると
【インサイト】という分析が見れます。
【リーチ数】の推移で、どのタイミングでどのくらい見られたかが知れるのでオススメですよ。
※コレは全然少ない方で、2019年8周年記念の時は12,000リーチがありました。
②スタッフ全員でリレー投稿
スタッフMTGで集客戦略のアイデアをヒアリングし、全員で何をするかを決めました。
その中で決まった事が、【リレー投稿】です。
要はFacebookでのイベントシェアなのですが、スタッフそれぞれの想いを添えて、順番にバトンを渡して投稿しました。
結果的にコレがどこまで成果が出たのかは不明でしたが、スタッフ全員で何をするかを決め、一緒にやるという事が大事です。
もちろん、それぞれのやり方がありますので、それは自由に。
スタッフの中には自発的に画像を作って、インスタにアップしてくれたメンバーもいました。
集客一つとっても、メンバーそれぞれの強みがあります。
成果が上がるかは置いといて、まずは自発的に行動してもらえる空気作りが大事ですね😊
③リスト作り
コレは僕個人がいつもやっている事ですが、個別メッセージを送って返信を頂いた方で
【参加・保留・不参加のリスト】を作り、スマホのメモに保存しています。
コレがある事で、再度お声がけをする際のリストが出来上がります。
ぶっちゃけ、1度のイベント招待やお声がけで簡単に参加してもらえるなんて思っていません。
『すぐに決められないので、ちょっと検討したい。』
という人がほとんどです。
もちろん無理にお誘いするのではなく、その方が本当に興味があれば学びの機会損失にならないようにケアするイメージです。
営業の仕事でもよく上司から、『リスト見せて。』と言われます。
先々の予想を立てる上でも、リストがあるとどれくらいの見込みがあるのかが分かります。
もちろん、再度お声がけの際は何か
【プラスの特典やお役立ち情報】を添えて、ウザがられない事が大事です😊
4️⃣中止のピンチ
集客目標は、採算ギリギリラインの50名は必達。
実は集客をしていて、思ったより集まらないなと感じていました😥
お恥ずかしながら、よくある事です。
僕はマルハチ会で100名規模のイベントを何度も開催しており、個別メッセージを送りリストが出来た後は、大体どのくらいの集客が見込めるのかが予想できます。
募集を開始して19日経っての6/26。
参加者は21名と1.1人/日ベースで、開催までは約3週間。
動画視聴が約2週間後の7/12なので、そこからは運営側としてキャンセルは出来ない。
ちなみに僕は、大体200名くらいには個別メッセージを送り、参加が有力な方は参加・保留の把握をしており、この見込みとペースでは目標にいかないなと体感的に感じていました😥
その中で、【中止案】をメンバーに投げかけました。
リーダーとして目標を諦めるのは失格かとは思いましたが、このままでは目標に届かず赤字になるリスクが濃厚。
見切りのタイミングとしても、このタイミングかなと思い発信しました。
そこであるメンバーが言ってくれた言葉が、
『最後までやり切る事も大事じゃない？明確にいつまでが期限かを決めて、まずはやり切ろう。！』
というものでした。
この言葉で、
【7/10(金)までに50名いかなければ中止】
との目標を決め、メンバーで改めて声がけをしました。
その後、7/8(7/10期限まであと2日)で47名。
『目標いかなかった場合は、どうする？』という問いかけもしまして、
『赤字分はメンバー全員で割るから開催したい。』
との一致で決まりました。
またその際、僕からモヤモヤしていた本音で
『各人の集客ができているかどうかは置いといて、チャットで参加者が増えた投稿はレスポンスが欲しい。
僕は参加と同数のお断りももらっている中でやっていて、他のスタッフもそうだと思う。
みんなで同じ目標に向かってやっている活動だから、集客数じゃなくてレスポンスが無い事が悲しい。』
という、リーダーからの本音投稿をしました。
その投稿で、スタッフから
『数字に結びつく行動ができておらず、そこに対して思ったように時間も作れず、私はぜんぜん貢献できてない、、、という気持ちで、投稿を見るだけで終わってました。
またベクトルが自分に向いていて、人数追加のコメントにリアクションをする、という発想すら無かったです。
頑張って結果を出してくださってる皆さんに、申し訳ないです。
引き続き声かけは続けます。』
という返信をもらい、嬉しかったです😊
心を通わせるには、良い事も悪い事も、感じている事をきちんと伝え合う事が大事です。
最終的には、56名様のお申し込みを頂き、集客面でも大成功でした。
リーダーが悪状況を抱え込んで1人で考えるのではなく、スタッフと状況を正直に分かち合い、本音で話して一緒に決めていく事が大事ですね😊
5️⃣当日:スタッフの神かがりサポート
さて、そんな中でお陰様で開催する事が出来ました😊
当日には1番ビックリしたのが、
【スタッフの自発的なサポート】です。
①開始早々、チャットが使えない事件を解決してくれた。
※開始早々、オワタと思いました。（笑）
②ブレイクアウトルームで、参加者全員が話しやすいようにケアをしてくれた。
※全部屋にケアスタッフとしてファシリを配置。
(直前にスタッフ以外のメンバーにも協力をする提案ももらう。)
③前半のブレイクアウトルーム後の質問が多く(スタッフからも質問発信)、後半の大幅なスケジュール変更をチャットで提案してくれた。
※そもそものスケジュールも変更提案してもらっていた。
④議事録をタイピングして、参加者の写真も撮ってくれたり、チャットの質問も後で振り返り出来る様に保存してくれた。
※後でブログを書くの為に、とても助かった。
⑤3時間という長丁場なので、リフレッシュで伸びの運動を入れる提案をしてくれた。
※そもそもオンラインは非常に疲れる。
なとなど、とてもたくさんのサポートを頂きました😊
こんな感じで、お陰様でマルハチ会の素敵な9周年記念イベントになりました。
こうして振り返ると、当日以外にも色々なドラマがありますね。
プロジェクトってこういうところが面白いなと感じます。
参加者として関わると当日しか見えないですが、イベントとは見えない部分で主催者やスタッフか本当によく動いています。
そんな事を想像してみるのも、イベント参加の１つの面白みではないでしょうか？
改めまして、
講師のあややさん、
当日の参加者の皆さん、
当日は参加出来なかったが動画をご視聴頂いた皆さん、
急遽ファシリを引き受けたマルハチメンバーの皆さん、
そして何より、優秀なスタッフの皆さん、
本当にありがとうございました。
リーダーとして大切な事は、
こちらが望む事ばかりを押し付けるのではなく、
スタッフそれぞれの強みや得意な事を把握し、
本音で話し合い、正直に頼り、
自発的なサポートを促す事なんだなと、
身に染みて感じました。
こんな感じでマルハチ会は今後も面白いイベントを企画していきます😊
長文でしたが、最後までお読み頂きありがとうございました。
今後ともマルハチ会をよろしくお願い致します。
🐝マルハチ会 代表:西垣 直人
マルハチ会にご興味のある方は、⬇︎Facebookグループページより参加リクエストを。